Gerade wer geschäftlich in die Situation kommt, viele Visitenkarten zu bekommen, muss alle Kontakte mühsam in das Handy oder den PC eingeben. Mit dem Visitenkartenscanner geht das einfach und schnell. Es gibt zwei Arten von Visitenkartenscannern. Eine Variante ist ein Gerät, bei dem die Visitenkarte durch einen Scanner gezogen wird.
Dieser liest sowohl die Vorder- als auch die Rückseite der Karten. Dieser Vorgang dauert etwa eine Minute. Es geht aber auch mit dem Handy und der entsprechenden App. Da jedes Smartphone über eine Kamera verfügt, kann entsprechend für das Betriebssystem die richtige App heruntergeladen und installiert werden. Je höher die Auflösung der Kamera ist, umso geringer ist die Fehlerquote.
Visitenkartenscanner Hardware
Die Visitenkartenscanner funktionieren über den USB Anschluss von Laptop und PC. Die Visitenkarte wird in den Schlitz des Scanners gesteckt. Die Informationen werden ausgelesen und mit der Software in einen Datensatz umgewandelt. Je nach Software können diese Daten mit dem Mailprogramm oder einem anderen Programm synchronisiert werden. Die eingelesenen Daten müssen allerdings kontrolliert werden.
Bei Visitenkarten, die nicht so aufwendig mit Grafiken gestaltet sind, ist die Fehlerquote sehr gering. Sind beim Einscannen Fehler aufgetreten, können diese sofort manuell ausgebessert werden. Schon günstige Geräte arbeiten zuverlässig. Die billigsten Visitenkartenscanner sind preislich bei etwa 70 Euro anzusetzen, teure Geräte können bis zu 170Euro kosten.
Das Handy als Visitenkartenscanner
Für die modernen Smartphones gibt es entsprechende Apps, die aus dem Handy einen Scanner machen. Diese sind zum Teil sogar kostenlos. Erhältlich sind die Apps für iPhones und Handys, die mit Android Betriebssystem ausgestattet sind. Zum Einscannen wird die App gestartet und die Visitenkarte fotografiert.
Ähnlich wie bei der Software der herkömmlichen Scanner verwaltet die App die Kontakte. Diese können in einem eigenen Ordner abgelegt werden. In Zusammenarbeit mit einem Routenplaner wird der Standort angezeigt. Beim Einscannen spielen allerdings die Lichtverhältnisse eine große Rolle. Nur bei guter Beleuchtung können die Daten der Visitenkarte auch gut ausgelesen werden. Außerdem muss das Handy ruhig gehalten werden, verwackelte Bilder kann das Programm nicht verarbeiten.
Wann lohnt sich die Anschaffung eines Visitenkartenscanners?
Wer nur wenige Visitenkarten bekommt, benötigt keinen Visitenkartenscanner. Für diese Zwecke ist auch ein herkömmlicher Flachbettscanner geeignet. Entweder wird dann für das Auslesen der Karten ein Programm installiert oder die Daten werden händisch eingetragen. Sinn macht ein Visitenkartenscanner dann, wenn man viele geschäftliche Kontakte hat. Es wäre zu mühevoll, alle Daten von Hand einzugeben.
App oder Visitenkartenscanner?
Es kommt ganz auf die persönlichen Bedürfnisse an, ob man sich ein extra Gerät kauft, oder eine App auf das Handy holt. Beides hat seine Vor- aber auch Nachteile. Ein Scanner, auch wenn dieser klein ist, muss erworben und eventuell auf Reisen mitgenommen werden. Die Genauigkeit ist bei Visitenkartenscannern jedoch besser, als bei den Apps für das Smartphone.
Das Smartphone hingegen hat man immer dabei. So kann man zwischendurch die erhaltenen Visitenkarten einscannen, ohne ein externes Gerät anschließen zu müssen. Hier müssen allerdings die Lichtverhältnisse gut passen, damit die Kamera des Smartphones die Daten auf der Visitenkarte lesen und verarbeiten kann. Bei jedem Visitenkartenscanner muss die Richtigkeit der Daten nach dem Einscannen überprüft werden.
Fazit
Visitenkartenscanner sind praktisch, wenn man sich die Mühe ersparen möchte, alle Daten händisch einzugeben. Die Software kann relativ viel, sodass es kein Problem darstellt, die Kontakte mit den gängigsten Mailprogrammen und Datenbanken zu synchronisieren. Es muss jedoch vorher der Nutzenfaktor überlegt werden.
Günstiger sind Apps, die für Android oder iPhone konzipiert wurden. Für Personen, die viele Visitenkarten bekommen, lohnt sich die Anschaffung eines Visitenkartenscanners als Hardware. Apps sind allerdings kostenlos bzw. kostengünstig. Ein Scanner als Hardware kostet mindestens 70 Euro. Die Daten von den Visitenkarten können nicht mehr verloren gehen, wenn sie nach dem Erhalt elektronisch verarbeitet werden.