Wer kennt es nicht? Jeden Tag nach einem harten Arbeitstag wartet ein Briefkasten auf Sie, der bereits jetzt derart vollgestopft ist mit allerlei bunten Prospekten und dergleichen, dass man denken könnte, sie kämen gerade von einer Weltumseglung zurück. Wer hat jetzt schon noch den Nerv, auf dem Wohnzimmertisch die Spreu vom Weizen zu trennen, Wichtiges von Unwichtigem, Werbung von Briefen? Eine überaus lästige Aufgabe nach einem langen Arbeitstag. Insbesondere wenn Sie den großen Stapel Papier sehen, den Sie auf der Tischplatte platziert haben.
Dennoch ist diese Mammutaufgabe unverzichtbar und von immenser Wichtigkeit. Nicht auszudenken, wenn dieses gigantische Pamphlet nicht haarklein untersucht und aussortiert wird und deshalb ein wichtiger Brief, der sich zwischen Möbelhausprospekten und Werbeflyern versteckt hat, versehentlich mit diesen zusammen entsorgt wird.
Wie man diesem Papierkrieg effektiv zu Leibe rücken kann, ist eine Frage, die sich viele Unternehmen seit Jahr und Tag stellen. Sicherlich gab und gibt es immer mal wieder durchaus schlüssige Lösungsansätze. Leider jedoch wurden diese Ideen nicht selten von der unliebsamen Bürokratie torpediert. Gewisse Unterlagen mussten für ihre Gültigkeit im Original vorliegen. Mittlerweile allerdings ist diese Regelung in vielen Fällen nicht mehr in Stein gemeißelt, sodass der Weg frei wird für alternative Systeme.
Immense Vorteile
Viele Ideen sind ausgebrütet, viele Lösungsvorschläge unterbreitet worden. Letztlich aber hat sich ein Weg als der sinnvollste und effektivste herausgestellt. Der Elektronische. Die überwältigenden Vorteile einer Abwicklung des Postverkehrs auf ausschließlich elektronischem Wege liegen geradezu auf der Hand. Stellen Sie sich vor, welche Unmengen an Papier und damit auch an Müll gespart werden könnten, wenn alle Briefe nur noch digital übertragen werden. Neben diesem umweltpolitischen Aspekt ergibt sich natürlich auch ein rein praktischer Nutzen. Während Briefe, die auf herkömmlichem Weg vom Absender zum Empfänger transferiert werden, oftmals 3 Tage oder länger unterwegs sind, kann eine E-Mail mit gleichem Inhalt in Sekundenschnelle nach dem Absenden bereits vom Empfänger geöffnet werden.
Hierdurch werden viele Prozesse erheblich beschleunigt und erleichtert. Zudem ist eine digitale Organisation großer Mengen an Dokumenten wesentlich einfacher zu realisieren als ganze Stapel von Briefen auf dem Schreibtisch. Viele Unternehmen müssen den erdrückenden Papiermassen Tribut zollen und ganze Räume für die Aktenablage anmieten. Diese zusätzlichen Kosten würden bei einer digitalen Lösung gänzlich entfallen.
Papierloses Büro
Wichtige Schreiben von Versicherungen, Behörden und dergleichen werden in erster Linie deshalb abgelegt, um bei Bedarf noch einmal nachlesen und prüfen zu können. Diverse Kundennummern, Aktenzeichen und Referenzziffern zur besseren Zuordnung, die meist auf solcherlei Briefen vermerkt sind, sind ein weiterer Grund, eine Vielzahl von Briefen zu archivieren.
Mittlerweile gibt es überaus intelligente Software-Lösungen, die diesem Problem mit Leichtigkeit Herr werden. Eines dieser durchaus empfehlenswerten Tools ist die elektronische Aktenablage PaperPort14 . Mit Hilfe einer solch nützlichen Software ist es dem verwaltenden Organ möglich, alle gewünschten Akten einzuscannen und als PDF auf der Festplatte zu speichern. Nun sind im Handumdrehen alle Akten abgelegt und detailliert archiviert. Bei Bedarf wird einfach die Suchfunktion genutzt und schon können alle zuvor eingescannten Dokumente nach Datum und anderen Kriterien geordnet werden, was eine Archivierung vieler Briefe beispielsweise in einer großen Firma um ein Vielfaches erleichtert. Eine Suche nach einem bestimmten Dokument ist nun schnell und unkompliziert erledigt. Ein aufwändiges Durchsuchen ganzer Räume voller Akten ist somit nicht mehr notwendig.
Wichtige Rechnungen, Quittungen und andere Schriftstücke, die für kostbare Gewährleistungen und Garantien unabdingbar sind, können ebenfalls separat unter einem bestimmten digitalen Ordner abgelegt werden. Mit einer solchen Software ist es Ihnen, ob als Privatperson oder für Ihre Firma, ohne großen Aufwand möglich, riesige Mengen an Briefen, Rechnungen, Quittungen, Verträgen und dergleichen mit einem kleinen Handgriff abzulegen und ebenso unkompliziert zu jedem Zeitpunkt auch wieder aufzurufen.